Ako efektívne zorganizovať čas v práci?

@biba_18 taký systém mám aj ja, len keď ráno prídem do práce , k tomu zoznamu zo včera hneď od rána pribúdajú ďalšie akcie a 20 emailov ku tomu, nie každý je nejaký pracný, ale sú také, nad ktorými musím urobiť, vytelefonovať ďalších x akcií.
A už sa to kopí.
Do toho aj také emaily, čo neviem vybaviť, tak len odsúva, lebo by som sa ich najradšej zbavila (viem , že je to zle)
Ale ti kolegovia okolo, nehovorím , že aj oni sa nezapotia, ale na konci dňa im ostanú, 2 e-maily a 2 akcie, čo zajtra majú odvolať.
Naproti mne, čo mám plnú A4 veci, čo zajtra urobiť a do toho zo dňa 15 emailov nevybavenych,
Fakt ma to štve
Chcela by som aj ja byť taká flexibilná
V práci mi to problém nerobí , robíme vo workflow systéme , čiže urobia veci aj za mňa , ale aj ja chcem byť taká šikovná
Chápete...

Najlepšia a funkčná zmena je zaviesť jeden pevný systém práce, pracovať len s jednou hlavnou úlohou v danom čase a všetko ostatné presunúť do poradia. Prakticky to znamená, že si na začiatku dňa napíšeš maximálne tri priority, ktoré musia byť hotové, a všetko ostatné je druhoradé. Telefón a e-maily ber ako vstupy, nie ako úlohy. Keď príde telefonát alebo mail, buď ho vyriešiš hneď, alebo si k nemu napíšeš krátku poznámku a zavrieš ho a vrátiš sa k nemu. Nezostávaj s otvorenými oknami len preto, aby si na nič nezabudla, lebo tým si zahlcuješ hlavu. Chaos vzniká z multitaskingu. Ľudia, ktorí pôsobia pokojne a efektívne, nerobia viac vecí naraz, focusujú sa na jednu úlohu, tú dokončia a idú ďalej. Ty sa teraz snažíš držať všetko otvorené súčasne. To vyčerpáva a spomaľuje. Zavri programy, ktoré práve nepotrebuješ, a maj jedno miesto, kam si všetko odkladáš, ideálne jednoduchý zoznam alebo papier vedľa klávesnice.

@anonym_d49fd6 ďakujem za rady, pripravím si papier, kde budem zapisovať, nakoľko presne , keď vidím tých x okien , sama neviem, čo u ktorého mám dotiahnuť, vybaviť . Vystresujem sa a potom som mierne zúfalá.

tak celkom nerozumiem, mne si napísala že si robíš zoznam, potom že si začneš robiť zoznam 😏

Kolegovia, ktorí dobre rozumejú náplni práce ti nevedia poradiť ako na to, aký systém majú oni? Neskúšala si sa opýtať, priučiť priamo od nich?

@biba_18 zoznam si robím, len nie na jeden papier , ja si robím narýchlo zápisky počas dňa na x papierikov a potom neviem, aký zápis ku čomu patrí, a to je môj problém, chaotické zápisy

@anonym_836bb2 akože pýtala som sa, len hovoria , že do toho sa dostanem a prídem na systém. Len zisťujem , že som chaotická a potrebujem radu asi viac zvonka , napr. tu od vás

@anonym_autor ja mam obycajny skolsky zosit, napisem tam co je nutne dnes, zajtra pozajtra a priebezne poziadavky bud vybavujem online na telefone kym neskoncim nepolozim alebo zapisem a vybavim neskor, mejly detto. Zo zosita vyskrtavam. Pred koncom prace prebehnem , co sa nestihlo, co je surnejsie ofixkujem a dalsi den sa doriesi. Papieriky su cesta do pekla. U nas sa pisu aj denne reporty prace, ked s tym prisli vytiahla som posledne 3 zosity a bolo po debate 🤣
Do zosita si aj pisem poznamky k projektom, s datumom kto co kedy povedal, a ked su nejake nezrovnalosti v tvrdeniach, nalistujem a citujem aj s datumom 🤣 dlhorocna prax

@anonym_autor tak podľa tohto by si sa v prvom rade podľa mňa potrebovala vyhrabať z toho zameškaného... keďže si nová v práci, normálne by som poprosila o pomoc, že toto a toto sa ti nakopilo... ono ťažko neskončiť s plným papierom povinností, keď už z predošlého dňa jeden papier povinností prenášaš a to je potom začarovaný kruh... a potom ako píšu vyššie, určiť si priority a vždy sa sústrediť na jednu vec, ostatné zapísať na jedno miesto, nech to nemusíš držať v hlave, lebo ti to zaberá kapacitu...

tak si rob na jeden papier 😏

@anonym_61f0e0 ja verím, že sa to s naučiť , lebo veď nás je v práci vela a ja mám pocit , že len ja som na chvoste. Nikto mi nejde po krku, nechodím na koberček
Ale chcem sa to naučiť aj voči kolektívu, aj voči sebe samej, aby sa mi lepšie pracovalo
Tie papieriky nerobím dobré.
Ten zoznam si stihnem niečo napísať a niečo nie, potom začnem ráno dohľadať v emailovej komunikácii, čo som si nezapísala a potom ma to zdržuje, viem zlý systém

@biba_18 jasné, budem musieť mať na stole len jeden papier, ja si aj niekedy začnem tu A4 , ale potom pomedzi to x ďalších menších a už som stratena

@anonym_836bb2 ďakujem, začnem systém , ako mi tu všetky radíte

@anonym_61f0e0 🤣 to je super, nemusíš dohladavat a máš citované heslovite poruke
No report našťastie nerobím , to by som nedala na konci dňa😌
Aj keď by som chcela, lebo práca napĺňa super, aj kolektív, aj výplata, aj všetko
Len toto ma na sebe štve, lebo si uvedomujem , že už v prvej práci som to tak mala , tak je chyba vo mne

Pokial nevies robit viac veci sucasne, tak ich rob postupne. Podla priority a tiez podla casu, co Ti ktora dana uloha zaberie. Su na to inac skolenia s nazvom "Time management" kde Ta naucia aj to, ako prioritizovat veci, ako sa venovat praci a pod. Aby si proste mala pracu spravenu co najefektivnejsie a najrychlejsie. Lebo to je time management, spravne si ulohy zadelit a rozlozit tak, aby si to stihala. Pis si, co mas za den vybavit, ak vies telefonaty smerovat na urcity cas, je to lepsie. Ze vybavujes povedzme telefonicke veci raz denne. Tak isto, ak je vela prace, venuj sa prioritnym veciam a nesleduj napriklad stale emaily.
Ja som mala kolegynu, co do vecera a po nociach robila, lebo jej den vyzeral takto: prichod do prace o 9,30, kava a debaty do cca 11,00, potom par minut prace, nasledne obed v trvani hodina, prichod naspat, kava, socializacia s kolegami. A zrazu 15,00 a mila zlata zacinala pracovat. Lebo celu pracovnu dobu prekvakala, prekavickovala a prezrala na prestavkach.

@muchotrafka298 no presne také nejaké školenie by bolo pre mňa. U nás nie je možné presmerovať hovory na nejaký čas a ani odložiť hovor. Nechcem špecifikovať a to ma asi najviac vyrušuje, lebo z telefonátu prichádzajú ďalšie akcie, ktoré treba nahodiť, poprípade vytelefonovať
Ale to zadelenie podľa dôležitosti musím vyšpwrkovať
Lebo začnem klikať , prebehovať z jednej úlohy na druhú a podobne
Dám si aj štitky na email, dôležité, čakám na odpoveď a podobne
Ale potom nestíham, nedotiahnem a to ma neskutočne štve na mne ,

@anonym_autor samozrejme, zalezi hlavne na druhu prace. Ked je tvoja hlavna pracovna napln tie telefonaty, tak ich nemozes posunut na nejaky cas vsetky. Len ty sa v prvom rade musis naucit postupnost pri veciach, ze dorobis jedno, zacnes dalsie. Ze si nenechas milion okien otvorenych, 300 excelov, 150 wordov a potom len lietas mysou jak splasena a nevies kde je sever. Mam takeho kolegu, je to katastrofa, on nervny, ze mi nechapeme, ze nevie najst veci a neviem co este. A prioritizacia uloh, co v akom poradi musis spravit.

@muchotrafka298 presne , to robím ja ,uvedomujem si to a chcem to zmeniť , byť flexibilná a doťahovať veci

@anonym_autor hľadaj si systém… každému vyhovuje nieco iné… v mejloch sú rôzne značky/symboly, ktoré vieš použiť a pomôžu ti. Určite si výtvor priečinky a zaraďuj si vybavené veci preč a v mailboxe si nechaj len nevybavené. Keď mejl čítaš, rovno sa rozhodni čo s ním… Niekedy je rýchlejšie ho hneď spracovať, ako odložiť a potom stratiť čas tým, že ho budeš neskôr znovu citat… Ak otvoris mejl a vidíš, že to je komplexnejšia úloha, ale ma to čas pár dni, hod si na to napr zelenú vlajočku. To môžu byt veci, ktoré majú čas do ďalšieho týždňa. K tým veciam, čo musíš obtelefonovat si daj iný znak… resp tu si musíš nájsť spôsob, ktorý Ti vyhovuje… či otvoriť jeden mejl, a celý ho vybavit… alebo si pooznačovať a potom ideš jeden úkon (napr vytvorenie objednávky) a urobíš ten úkon pre všetky mejly, potom ideš druhý úkon (napr obtelefonovat veci) a ideš obtelefonovat všetko na zozname… alebo či pôjdeš postupne a otvoris jeden mejl, kompletne ho vybavis, presunies do priečinku kam patrí a otvoris druhý mejl…
Určite ale neupadaj do chaosu, že si pootvaras všetko naraz. Potom sa strácas, energiu aj chuť ti uberá to hrabanie v oknách… Väčšinou už všade býva viac monitorov, tak si to vieš aj tak rozdeliť… to, čo práve riešiš máš na jednej obrazovke pootvarane, a na druhej ak ti niekto zavolá, tak nech si vieš poznačiť, zapísať,…

@anonym_autor v prvom rade pochop, že sa nedá všetko spraviť hneď. Chápem, že ak robíš so zákazníkmi, je to stresujúce, lebo chceš každému hneď pomôcť (veď jasne, každý si mysli, že jeho problém je urgent, ty vieš že na to čaká, atd,), podľa mňa týmto si robíš ten chaos… lebo začneš riešiť veľa toho naraz…

Skús si otvoriť word, nejako si ho nazvi, napr “Vybavit” a proste keď ti niekto zavolá a nieco chce, tak si to len poznačis do toho wordu, oddelis úlohy… a rovno si označ farebne čo je urgent a čo počká…
No a dorobis si svoje, čo práve mala začaté keď tá niekto vyrušil. Ukončené, tak pozrieš word zoznam a zase si vezmeš len jednu úlohu a spracujes. Hotovo. Ok, ide sa ďalej. A takto, systematiky.

@anonym_autor s tym ma problem vela ludi, ze si prilis vela uloh naberie naraz a nedokonci nic poriadne. A uz prichadza stres, ze nezvladam, neviem, nemam cas, nestiham. Lebo prilis vela veci chces urobit naraz. Neda sa to. To zvlada fakt velmi malo ludi taky multitasking na tej urovni, ze vie robit na 5 ulohach naraz a kvalitne ich dorobi. Ty potrebujes mat nejaky system, kazdemu ine vyhovuje, casom na to prides, co je pre teba lepsie. A cesta do pekla su rozne rozptylovace ako sedenie na kave, vykecavanie sa, ano, par slov ale nie hodinu sa zaseknut pri vedlajsom stole a riesit hluposti.

Ďakujem za tému, som na tom úplne rovnako, tak to tu idem pošpehovať 🙈

@anonym_autor ahoj, ja mam flexibilny prac. Cas napriek tomu zacinam o 07.00 za hodinu toho vela spravim v klude o 8.00 sa to zacina rozbiehat vacsinou do 11tej je toho vela, potom sa uz blizi obedova prestavka a je to citit, lebo je mensi utlm, od 13tej do 15tej je znova taka vlna.
Moj osobny telefon ignorujem, pozrem si ho len cez obedovu prestavku.

Mam kolegynu, ktora nikdy nic nestiha, tak to vidime, ze vela sa zaobera s osobnym telefonom a stale si s nikym pise. Nevie systematicky pracovat. Drzi 1,5hodinove obedove prestavky a takto by som ani ja nezvladala svoju pracu.
Stale sa stazuje, ze ma vela prace, ked jej pomoze pracuje este menej.
Pytala sa ma na radu, povedala som jej co ako by mala robit, ale nic z toho nezkusila.

Síce používam appku teamwork, kde si zapisujem všetky úlohy a odškrtávam (existujú aj iné napr trello, slack,…), za mňa lepšie ako papier, lebo to nestratím. ale pokiaľ mám na niečo úplný focus, tak nezdvihnem ani telefón, zavolám o 10-20min, keď si dorobím hlavné.

Mám ADHD, takže dokážem sa rýchlo počas dňa dostať k vyhoreniu. Preto si dávam veľký pozor na to, koľko úloh spracovávam naraz, keď neviem čo skôr, tak vstanem od stola prejdem sa a premyslím, čo je najpodstatnejšie a idem to urobiť prvé.