Archivácia dokumentov
Prosím o radu a+ohľadom archvacie dokumentov. Zmluva je z roku 2020 a jej posledný dodatok je v roku 2023. Archivuje sa celý spis podla akého dátumu?
... doplnila by som, že lehota uloženia sa ráta vždy od 1.1. od uzatvorenia spisu. Teda ak sa spis uzatvoril 2023, od 1.1. mu beží lehota uloženia - tá je podľa toho, aká je na spise značka a až po uplynutí tej doby ide spis do archívu, alebo na vyradenie.
Zmluva bola uzatvorená v roku 2020
Posledný dodatok je z roku 2023
Celý spis (zmluva + dodatky) sa archivuje podľa dátumu posledného dodatku, teda roku 2023, pretože ten je posledným právne relevantným úkonom a môže meniť alebo dopĺňať zmluvné podmienky.
@ovaaa ďakujem za odpoveď. Este sa spýtam je pravidlo, ze sa archivuju spolu? Dodatky sa nearchivuju jednotlivo podľa roku?
... doplnila by som, že lehota uloženia sa ráta vždy od 1.1. od uzatvorenia spisu. Teda ak sa spis uzatvoril 2023, od 1.1. mu beží lehota uloženia - tá je podľa toho, aká je na spise značka a až po uplynutí tej doby ide spis do archívu, alebo na vyradenie.
@rusalinka čiže pri vytiahnuti zmluvy z archivu bude nutné aby ten, kto ju potrebuje vytiahnuť mal informaciu o tom, ze k nej je pridelený dodatok?
1 zmluva = všetky dodatky spolu s ňou. lebo to nie je nová samostatná zmluva.
Až keď sa skončí jej platnosť, tak od najbližšieho 1.1. sa ráta lehota uloženia.
Zmluva a dodatky sa archivujú spolu ako jeden celok.
Dodatky nie sú samostatné dokumenty z pohľadu archivácie – sú súčasťou zmluvy, ku ktorej patria.
Aj keď bol dodatok podpísaný napríklad v inom roku ako pôvodná zmluva, archivačná lehota sa počíta podľa hlavnej zmluvy, resp. podľa posledného právne účinného dokumentu (napr. posledného dodatku).Aký máte plán registratury?
Zmluva a dodatky sa archivujú spolu ako jeden celok.
Dodatky nie sú samostatné dokumenty z pohľadu archivácie – sú súčasťou zmluvy, ku ktorej patria.
Aj keď bol dodatok podpísaný napríklad v inom roku ako pôvodná zmluva, archivačná lehota sa počíta podľa hlavnej zmluvy, resp. podľa posledného právne účinného dokumentu (napr. posledného dodatku).Aký máte plán registratury?
@ovaaa Veľmi pekne ďakujem za pomoc! Neviem kde by som sa k tejto informácii dostala.
@ovaaa Veľmi pekne ďakujem za pomoc! Neviem kde by som sa k tejto informácii dostala.
@grlu vaša firma by mala mať registratúrny poriadok a plán RPaP), alebo vzorový nájdeš na stránke MVSR - odbor Archívnictvo, predarchívna a archívna starostlivosť, na hlavnej stránke MV SR nájdeš vľavo kolonky a cez tie. alebo si zadaj vzorový RPaP.
Tu na koni je skupina venované tejto problematike, ale už veľmi málo aktívna.
Nejaké veci viem aj ja, keby niečo napíš, čo budem vedieť poradím
Zmluva bola uzatvorená v roku 2020
Posledný dodatok je z roku 2023
Celý spis (zmluva + dodatky) sa archivuje podľa dátumu posledného dodatku, teda roku 2023, pretože ten je posledným právne relevantným úkonom a môže meniť alebo dopĺňať zmluvné podmienky.