Posielate faktúry e-mailom alebo papierovo?

Stručné zhrnutie

• Väčšina firiem v diskusii zasiela faktúry e-mailom vo forme PDF alebo ako efaktúry namiesto tlačenia a následného skenovania.
• Niektorí odberatelia vyžadujú fyzický originál faktúry, pečiatku alebo efaktúru s elektronickým podpisom (epodpisom), preto sa papierové faktúry občas tlačia a prikladajú k zásielkam.
• Dodávatelia energií, mobilní operátori a e-shopy boli uvedené ako príklady subjektov, ktoré štandardne posielajú faktúry elektronicky.

Najčastejšie otázky

Q: Je akceptovateľné posielať faktúry len e-mailom?
A: V praxi veľa firiem posiela faktúry e-mailom vo formáte PDF alebo ako efaktúry; zároveň niektorí odberatelia požadujú efaktúru s elektronickým podpisom alebo fyzický originál.

Q: Ako sa vyhnúť tlačeniu a následnému skenovaniu faktúr?
A: Generujte faktúru priamo ako PDF z účtovného systému a pošlite ju e-mailom namiesto tlače a skenovania, čo uviedli ako bežnú prax dodávatelia energií, mobilní operátori a e-shopy.

Q: Môže zákazník požadovať pečiatku alebo originál faktúry?
A: Pečiatka nie je povinná podľa príspevkov v diskusii, ale niektorí obchodní partneri požadujú oskenovaný dokument s pečiatkou alebo fyzický originál v špecifických prípadoch.

Q: Kedy je potrebná efaktúra s elektronickým podpisom?
A: Diskusia uvádza, že niektorí veľkí zákazníci prijímajú iba efaktúry s epodpisom; presné technické a právne podmienky však v diskusii neboli jednotne definované.

Q: Musia všetci odosielať a prijímať len efaktúry „od nového roka“?
A: V diskusii bol konflikt tvrdení: jedno vyjadrenie hovorilo, že „od nového roka budú musieť všetci prijímať aj posielať len efaktúry“, iné príspevky uvádzali, že to platí len pre platiteľov DPH.

Q: Ako riešiť zasielanie faktúr pri odosielaní tovaru?
A: Niektoré firmy prikladajú k balíkom vytlačenú faktúru, iné posielajú PDF e-mailom a očakávajú, že si zákazník vytlačí doklad sám.

Závery z diskusie

Zhoda

• Väčšina diskutujúcich používa e-mail a PDF/efaktúry namiesto pravidelného tlačenia a skenovania.
• Efaktúry a elektronická výmena sa považujú za bežné riešenie u dodávateľov energií, mobilných operátorov a e‑shopov.

Sporné názory

• Niektorí tvrdia, že od budúceho roka budú musieť všetci posielať a prijímať len efaktúry; iní tvrdia, že táto povinnosť sa týka len platiteľov DPH.
• Niektorí zákazníci akceptujú len elektronické PDF, zatiaľ čo iní vyžadujú fyzický originál alebo oskenovaný doklad s pečiatkou.

Otvorené otázky

• Ktoré presné právne a technické podmienky definujú povinnosť používať efaktúry pre všetkých versus len pre platiteľov DPH?
• Aké sú štandardy a požiadavky na elektronický podpis (epodpis) pri efaktúrach, aby ho akceptovali veľkí odberatelia?

Spomenuté značky a firmy

dodávatelia energií, mobilní operátori, eshopy, Pošta

Spomenuté produkty a metódy

efaktúry, PDF, elektronický podpis (epodpis), skenovanie, tlačenie, pečiatka, podpis, archivácia

Miesta a osoby

žiadne