Ako zvládnuť stres zo zapisovania z porady?
Pracujem v jednej sukromnej firme ako sekretarka a mavame aj porady vedenia, vyhotovuje sa z nich zapisnica. Je to pre mna velmi namahave lebo je tam cca 20 veducich a vsetko pisem rucne alebo na pc. Po zaslani zapisnice sa jeden veduci stazoval mojmu sefovi ze to co som tam ja napisala nie je pravda, ze on to tak nepovedal a nezachytila som tam vsetko. Pritom som Po porade tomuto dotycnemu aj poslala na kontrolu co som zachytila u neho ale nereagoval az ked to bolo vonku sa stazoval. Hrozne ma tato aktivita stresuje, rozmyslam ze dam vypoved.
Stručné zhrnutie
- Zapisovanie zápisnice z porady pri veľkom počte vedúcich je časovo a kognitívne náročné a riešeniami sú skrátený obsahový zápis na 1 A4, používanie osobných skratiek alebo technické nahrávanie s následným prepisom.
- Technické riešenia spomenuté v praxi zahŕňajú nahrávanie mobilom, nahrávanie cez Teams, použitie transkriptora alebo aplikácie s umelou inteligenciou; po odsúhlasení záznam mnohí odporúčajú záznam vymazať.
- Nahrávanie bez súhlasu všetkých účastníkov a spracúvanie citlivých informácií môže mať právne riziká vrátane porušenia GDPR; v diskusii sa upozorňovalo aj na možnosť trestnoprávnej zodpovednosti.
Q: Je legálne nahrávať porady bez súhlasu účastníkov na Slovensku?
A: V diskusii sa uviedlo, že nahrávanie bez súhlasu všetkých môže byť v rozpore so zákonom a s GDPR a že niektorí účastníci považujú takéto nahrávanie za potenciálne trestný čin; konkrétnu právnu istotu musí poskytnúť právnik alebo interné právne oddelenie.
Q: Ako môžem chrániť seba, keď odošlem zápisnicu a niekto neskôr nesúhlasí?
A: Odporúča sa poslať zápisnicu e‑mailom s jasným termínom na pripomienky (napr. "do XY") a uviesť v správe, že ak neprídu pripomienky do tohto termínu, považujú sa za akceptované; e‑mail tak slúži ako dôkaz odoslania a výzvy na kontrolu.
Q: Je potrebné zapisovať doslovný prepis alebo stačí obsahový zápis?
A: Mnohé názory v diskusii preferujú obsahový, stručný zápis (napr. 1 A4) zachytávajúci kľúčové rozhodnutia a úlohy namiesto doslovného zápisu slovo od slova.
Q: Môžem nahrávať poradu cez Teams a aké sú výhody?
A: Nahrávanie v Teams vidieť všetci účastníci, čo znižuje riziko tajného zaznamenávania; v diskusii tiež odporúčali nastaviť platnosť nahrávky a odstrániť ju po odsúhlasení zápisu.
Q: Ak vedenie nepovolí nahrávanie, aké alternatívne techniky použiť na zlepšenie zápisnice?
A: Navrhované alternatívy zahŕňajú písomné skratky, prepis z nahrávky, použitie transkriptora alebo AI aplikácie na prepis a žiadosť, aby vedenie alebo zodpovedný nadriadený kontroloval a schválil finálny text.
Q: Môže podpis riaditeľa na zápisnici komplikovať opravy po zaslaní?
A: Ak je zápis už podpísaný riaditeľom, opätovné podpisovanie a opravy môžu byť administratívne komplikované; v takých prípadoch sa odporúča dohoda s nadriadeným o mechanizme kontrol a opráv pred finálnym podpisom.
Q: Aké riziká sú spojené s nahrávaním diskusií s finančnými alebo citlivými údajmi?
A: Diskusia upozorňovala, že nahrávanie porád, kde sa riešia finančné alebo citlivé údaje, zvyšuje riziko porušenia interných predpisov a GDPR a môže viesť k disciplinárnym alebo trestnoprávnym následkom.
Q: Ako si zlepšiť schopnosť selektovať dôležité informácie pri zapisovaní?
A: Praktické tipy v diskusii zahŕňajú časom si vytvoriť vlastné skratky, zlepšiť rýchlosť písania, požiadať o pomoc nadriadeného s definovaním, čo má byť v zápise, a sústrediť sa na rozhodnutia a úlohy namiesto každého výroku.
Závery z diskusie
Zhoda
- Zápisnica nemusí byť doslovná a väčšina odporúča obsahový, stručný zápis so zameraním na rozhodnutia a úlohy.
- Technické nahrávanie s následným prepisom je efektívna praktika na zvýšenie presnosti zápisnice, ak sú dodržané právne a interné pravidlá.
- Poslať zápisnicu e‑mailom s termínom na pripomienky a považovať nevyjadrenie sa po termíne za súhlas je v diskusii navrhované ako praktický pracovný postup.
Sporné názory
- Niektorí odporúčajú tajné nahrávanie a následné vymazanie záznamu ako riešenie, zatiaľ čo iní upozorňujú, že nahrávanie bez súhlasu môže byť právne nelegálne a porušením GDPR.
Otvorené otázky
- Ako presne zákon a interné firemné politiky riešia nahrávanie porád s ohľadom na GDPR a možnú trestnoprávnu zodpovednosť v konkrétnych prípadoch?
- Ako postupovať pri oprave zápisnice, ktorú už podpísal riaditeľ, ak sa objavia pripomienky po podpise?
Spomenuté značky a firmy
Teams
Spomenuté produkty a metódy
nahrávanie mobilom, nahrávanie cez Teams, transkriptory, aplikácia s umelou inteligenciou (AI aplikácia), prepis záznamu, vymazanie záznamu po odsúhlasení, obsahový zápis na 1 A4, osobné skratky pri písaní, posielanie zápisnice e‑mailom s termínom pripomienok, GDPR, možnosť trestnoprávnej zodpovednosti
Miesta a osoby
Považská Bystrica
nebolo by riešením nahrať si priebeh schôdze a záznam vymazať až keď nebudú žiadne pripomienky?
@ivka225 toto uz moje predchodkyne chceli a vedenie nesuhlasilo lebo sa tam aj finanxne veci riesia atd
@luccija lenze uz ju podpisal samotny riaditel a to by musel podpisovat znova...proste su s tym len komplikacie
@gelifil bol a ze on nevie ako to uz presne bolo a ze to mam pisat poriadne slovo od slova...ale to sa neda baby, ja to fakt nestiham vsetky slova zachytit
tak to je dobry vol...jasne, ze sa to neda slovo po slove...nie si stenografka, predpokladam
Co vlastne chcu? Doslovny zapis alebo obsah? My sme mali taku sekretarku co ani po 3r nerozumela o com sa bavime, take perly zapisala ze sme jej uz hovorili toto nie do zapisu. Teraz mame mladu kocku zapis ma 1 A4 obsah zachyteny, doslova netreba.
Podla mna mozes urobit nahravku aj tak, prepisat si to a potom ju vymazat. Kolegyna to tak robila tiez, riaditelka jej to nedovolila, ked sa pytala ale robila to aj tak len bez dovolenia a potom tie nahravky mazala lebo naco by jej boli. Hlavne ked ta porada trva 2 hodiny a ty mas mat nastrazene usi na 100% ... Neriesila by som to dovolenie.
Nahrať, zapísať pomocou transkriptora a po podpise originál vymazať. Nie si predsa robot, aby si stihla zapísať od slova do slova. U nás si zápis z dôležitých porád robí sám šéf. Už je aj aplikácia s umelou inteligenciou, čo urobí zápis z porady, ale to som ešte neskusala, len som o tom počula.
ale ty máš posielať zápisnicu svojej nadriadenej, nie jemu...tvoja nadriadená to posúdi, doplní a pošle sa to ďalej
O tomto sa porozprávaj s tvojim nadriadeným. Zápisnicu necg pred odoslaním kontroluje jediné tak on. Absolútne by som ako sekretárka nesúhlasila s tým, aby ju pripomienkovali účastníci. Keď som v minulosti bola zamestnaná, ja som mojej asistentke zápisnice vôbec nekontrolovala. Mala som asistentku, ktorej som verila. Absolútne nevidím dôvod, aby to pripomienkovali účastníci. To si dohodni so šéfom. Jedine žeby si ozaj nerozumela či riešia a nevedela tie zápisnice písať. V takom prípade je to spätná väzba pre teba na zlepšenie.
Tie, ktoré píšete, že má tajne nahrávať, to vážne jej radíte niečo, čo by mohlo byť dokonca trestným činom? Už len samotné nahrávanie bez súhlasu všetkých nie je povolené. A ak by napr. nahrávala diskusie, ktoré obsahujú údaje, ktoré sú chránené gdpr či iným zákonom, tak sa dopustí ešte aj trestného činu. A je úplne bezpredmetné, že by to potom vymazala. To sú mi teda fakt blbé rady.
@melanta Pozri, máš pravdu, ale...Je to jej robota, aktuálne s tým má problém a toto je najjednoduchšie riešenie, ktoré tu vzniká, hoci áno, je problematické. Autorka, aj ja som robila zápisy a teda na začiatku je veľmi ťažké si vyselektovať, čo je dôležité, čo nie, čo je small talk, čo už vec podstatná a pod. Ja som si to tiež nahrávala, samozrejme, hneď potom som to vymazala a v živote danú nahrávku nezneužila, ale niekedy sa nedá si pomôcť inak. Každopádne, skús sa o tom pobaviť so svojim nadriadeným, možno nahrávanie prostredníctvom Teams, to všetci vidia, že sa nahráva, vedia sa voči tomu vopred prípadne ohradiť a vieš si tam nastaviť platnosť nahrávky. Každopádne, zlepšenie príde aj časom, keď sa naučíš selektovať info, trochu zrychlíš písanie a budeš si písať vo svojich skrátkach, ktoré potom oficiálne upravíš.
@autor tak to uz duplom by som nahravala bez ich dovolenia. vyzadovat taketo sustredenie na kazde slovo a este to vediet vyfiltrovat od omacok a zapisovat to po taku dlhu dobu .. 🙄 nenazyvaju nahodou jeden druheho sudruhovia ? 🫣
A ako ste poslali zápisnicu na kontrolu tomu dotyčnému mailom? Keď áno, tak máte dôkaz.
kvoli jednemu dementovi sa stresovat 🙂 by som sa v praci rucala kazdy den, ked by som si pripustala ludi, ktory maju obcas vacsie ego ako IQ 🤷♀️ nadriadena ako zareagovala?
beznem zapisujem na porade a nie vsetko zachytim, zapis kolegom poslem s komentarom, ze som zapisovala ako som stihala, prosim o kontrolu v termine do xy a ak nepridu pripomienky beriem to tak, ze to povazuju za akceptovane a v poriadku a ak sa niekto ozve po termine a este so zdrbom je to jeho vizitka a nie moja
a nie v ziadnom pripade prosim ta nenahravaj bez ich vedomia a obzvlast nie ak riesite citlive firemne informacie, to je tak na vyhadzov (v lepsom pripade)
Nemizes sk urobiť nahrávku a podľa toho to spísať?