Vyjadrenie asistentky
Robím v kancelárii personalistku, máme novú asistentku riaditeľky.
Väčšinou robí zákl. administratívne práce ako objednávanie kancelárskych potrieb, príprava pošty, zápis z porady, vybavovanie stretnutí pre riaditeľku atď.
Je tu 2 týždne a prvý krát sa stalo, že riaditeľka mala návštevu.
Sedeli v meeting room, ja mám oproti kanceláriu.
Riaditeľka poprosila asistentku, aby pohostila návštevu (káva, čaj, voda, zákusky z kuchynky). Spravila to odutá a po návšteve dosť rázne podotkla riaditeľke, že ona je jej asistentka a nie slúžka alebo barmanka. Spraví jej administratíva, telefonáty, maily a podobne ale čašníčku jej robiť nebude.
Riaditeľka sa obrátila na mňa ako personalistku aký mám na to názor ale úprimne, neviem ako sa vyjadriť.
Zas bavíme sa o naozaj šikovnej a usilovnej žene, ktorá spraví bez slova všetky úkony ale bežne sa stretávam s tým, že toto tiež obsahuje jej náplň práce. Zase je iné robiť čašníčku a denne obslúžiť 20-30 hostí alebo raz za čas spraviť návšteve kávu. Máme kávovar takže žiadne extra zdatnosti nepotrebuje k tomu, stlačiť gombík a odniesť.
Čo si o tom myslíte?
Stručné zhrnutie
- V praxi asistentky bežne pripravujú a podávajú návšteve kávu, čaj, vodu a malé pohostenie (napr. chlebíčky, zákusky) a tiež pripravujú zasadačky s kávou a minerálkami.
- Povinnosť obsluhovať návštevy môže byť zahrnutá buď v popise práce, v kolónke „iné požiadavky nadriadeného“, alebo sa dohodne pri nástupe a odporúča sa doplniť písomne do pracovnej náplne.
- Ak zamestnanec v skúšobnej dobe odmieta plniť bežné úlohy, zamestnávateľ podľa diskusie môže riešiť dohodu o náplni práce alebo ukončenie pracovného pomeru počas skúšobnej doby; požiadavka na potravinársky preukaz pri obsluhe návštev bola v diskusii spochybnená.
Najčastejšie otázky
Q: Je obsluhovanie návštev (príprava kávy, čaju, zákuskov) štandardnou povinnosťou asistentky?
A: Väčšina príspevkov uvádza, že áno — bežné úkony sú pripraviť kávu/čaj, minerálku a malé pohostenie, prípadne zabezpečiť catering pri väčších meetingoch.
Q: Ak to nie je explicitne v pracovnej zmluve, môže zamestnávateľ požadovať obsluhu návštev?
A: Diskusia odporúča doplniť túto povinnosť písomne do popisu práce alebo ako „iné požiadavky nadriadeného“; niektorí navrhujú riešiť to počas skúšobnej doby (ukončenie pracovného pomeru, ak zamestnanec nesúhlasí).
Q: Vyžaduje sa potravinársky preukaz pri podávaní kávy a zákuskov návštevám v kancelárii?
A: Názory sa líšia: jeden účastník spomenul potravinársky preukaz, iní uviedli, že o takomto požiadavku nikdy nepočuli; v diskusii zostalo neuzavreté, či je to povinnosť.
Q: Ako postupovať pri väčších meetingoch, kde treba obslúžiť 20–30 ľudí?
A: V diskusii sú opisy praktík: príprava kávy do termosiek, zabezpečenie vody a džúsu, objednanie chlebíčkov alebo Fornetti, prípadne objednanie obedu v jedálni alebo využitie cateringu.
Q: Čo robiť, ak asistentka odmieta vykonať takúto službu?
A: Odporúčané kroky sú osobný rozhovor o očakávaniach, písomné doplnenie pracovnej náplne a v prípade pokračujúceho odmietania využitie skúšobnej doby na ukončenie pracovného pomeru.
Q: Má byť obsluha návštev vykonaná „diskrétne“ alebo formou servisu (na tácke)?
A: V diskusii sa uviedlo, že z pohľadu business etikety sa nápoje často prinesú na tácke a návšteva si sama vezme, pričom upratovanie a umývanie šálok obvykle rieši upratovačka alebo asistentka podľa interných pravidiel.
Závery z diskusie
Zhoda
- Bežná prax je, že asistentka zabezpečuje pohostenie návštev (káva, čaj, voda, zákusky) a prípravu zasadačky pri stretnutiach.
- Ak povinnosť nie je explicitne v zmluve, odporúča sa ju doplniť písomne do pracovnej náplne alebo uviesť ako „iné požiadavky nadriadeného“.
- Pri väčších meetingoch sa bežne zabezpečuje catering, termosky s kávou, objednávanie chlebíčkov alebo fornetti.
Sporné názory
- Potravinársky preukaz: niektorí účastníci tvrdia, že je potrebný pri práci s jedlom, iní v diskusii uviedli, že o tejto povinnosti nikdy nepočuli.
- Osobné návštevy vs. pracovné návštevy: jedna verzia považuje obsluhu osobných návštev za voliteľnú, druhá považuje ponúknutie pohostenia za súčasť reprezentácie firmy pri obchodných návštevách.
Otvorené otázky
- Vyžaduje sa povinne potravinársky preukaz pri bežnej kancelárskej obsluhe návštev (káva, zákusky)?
- Kedy presne stačí všeobecná formulácia „plniť pokyny nadriadeného“ a kedy je potrebné povinnosť explicitne uviesť v zmluve?
Spomenuté značky a firmy
Fornetti, Google Translator
Spomenuté produkty a metódy
kávovar, termosky, chlebíčky, Fornetti, catering, príprava zasadačky, objednávanie pohostenia, potravinársky preukaz, „iné požiadavky nadriadeného“, písomné doplnenie pracovnej náplne, skúšobná doba, zápis z porady
Miesta a osoby
Rakúsko
@muchotrafka298 ja to tiez tak obcas robim :D sice nie som asistentka. Ale ak mi pride email dajme tomu po polsky, taliansky, madarsky, tak odpisem po slovensky. Ked si to mozem cez google prekladat ja, mozu aj oni. Zatial sa mi nikto nestazoval.
@anicka182 nepredpokladam, lebo tato nasa topstarka dostava mejly iba v anglictine 😂😂 Mne minule pisal Madar, asi sa pozabudol a mejl bol po madarsky. Tak som mu sposobne podakovala za email a cely mejl som napisala po anglicky..hned sa nasteloval na spravny jazyk 😂
@muchotrafka298 Ja som tak kedysi objednavala hotel na teambuilding v Rakusku - ja som pisala po anglicky, oni po nemecky a dajako sme sa dohodli 😄😄
@dadis ja som jak z filmu "Bony a Klid" - Já a Slepejš se domluvím s každým 😂
Ja som teda mzdárka ale keď mal šéf návštevu a poprosil ma či by som ich neponúkla kavou a kolacikmi urobila som to bez najmenšieho problému. Samej by mi bolo hlúpe aby im tu kávu robil on.
@limoncino toto je este nic, ja mam kolegynu, ktora pise klientom a dodavatelom po slovensky, ze nech si prelozia cez google translator 😂😂😂