Je práca s cestovnými príkazmi náročná?

Stručné zhrnutie

• Práca s cestovnými príkazmi je naučiteľná a kľúčové zdroje sú Zákon č. 283/2002 Z. z., interná smernica zamestnávateľa a kurzový lístok Národnej banky Slovenska.
• Účtovné programy ako SAP dokážu automaticky vypočítať stravné, náhrady za použitie súkromného auta a často zobraziť chyby pri konfliktoch termínov.
• Pre bezproblémovú kontrolu a prípadnú inšpekciu treba mať tlačené doklady: žiadosť o služobnú cestu, doklady o ubytovaní, bločky za PHM, kópie technického preukazu a podpisy s dátumami.

Najčastejšie otázky

Q: Kde nájdem pravidlá na výpočet stravného?
A: Pravidlá sú v Zákone č. 283/2002 Z. z. (Zákon o cestovných náhradách); zákon rozdeľuje čas trvania pracovnej cesty na pásma 5–12 h, nad 12–18 h a nad 18 h a uvádza krátenie stravného o 25 % za raňajky, 40 % za obed a 35 % za večeru pri čiastočne zabezpečenom bezplatnom stravovaní.

Q: Aký kurz použiť pri prepočte zahraničných mien na EUR?
A: V diskusii boli dva postupy: niektorí odporúčajú použiť kurz Národnej banky Slovenska z 1. dňa príslušného mesiaca, iní odporúčajú použiť kurz z dňa výberu alebo vrátenia valut; kurz si treba overiť na stránke Národnej banky Slovenska.

Q: Pomôže SAP pri výpočte stravného a náhrad za PHM?
A: Áno, SAP v mnohých firmách automaticky vypočíta stravné a pri správnom zadaní vstupných údajov (hodiny, prechody krajín, cena PHM, priemerná spotreba) tiež vypočíta náhrady a dokáže nahlásiť kolízie cestovných termínov.

Q: Aké podklady potrebujem na výpočet náhrady za použitie súkromného auta?
A: Potrebujete kópiu veľkého technického preukazu s priemernou spotrebou na 100 km, bloček s cenou za liter PHM, počet prejdených kilometrov a v tlačive sú uvedené amortizácia podľa zákona; program vypočíta výslednú náhradu ak sú tieto údaje zadané.

Q: Budem v práci len kontrolovať cestovné príkazy alebo aj účtovať položky?
A: Firmy sa líšia; často zamestnanec pripraví cestovné príkazy a vyúčtovania s dokladmi a účtovníčka následne zaúčtuje položky; v diskusii boli spomenuté účty 211, 213, 261, 33 a nákladové účty 512 (ubytovanie) a 513 (občerstvenie).

Q: Aké účtovné čísla a položky sa pri cestovných príkazoch bežne používajú?
A: V diskusii boli spomenuté účty 211, 213, 261, 33 a nákladové účty 512 (ubytovanie) a 513 (občerstvenie).

Q: Čo si pripraviť pred nástupom, aby bolo zaúčanie rýchlejšie?
A: Odporúča sa naštudovať Zákon č. 283/2002 Z. z., požadovať internú smernicu firmy, oboznámiť sa s účtovnou osnovou a pripraviť si príklady a zoznamy čísel účtov na cvičné zadávanie do programu.

Závery z diskusie

Zhoda

• Práca s cestovnými príkazmi je vo väčšine prípadov naučiteľná a stáva sa rutinou pri používaní interných smerníc a účtovného softvéru.
• Všetky doklady musia byť vytlačené a založené, lebo pri kontrole sa požadujú podpísané papierové doklady (podpis a dátum).
• SAP alebo iné programy výrazne zjednodušujú výpočty stravného a náhrad, ak sú do nich zadané správne vstupné údaje.

Sporné názory

• Čas potrebný na osvojenie práce: od názorov „niekoľko hodín/ dní“ až po názory, že ide o špecifickú oblasť, ktorá môže vyžadovať dlhšie zaúčanie.
• Kurz pri prepočte mien: používať kurz NBS z 1. dňa mesiaca versus používať kurz z konkrétneho dňa výberu/vrátenia valut.
• Rozsah práce: niektoré firmy vyžadujú iba prípravu a kontrolu vyúčtovaní, iné vyžadujú aj zaúčtovanie do podvojného účtovníctva.

Otvorené otázky

• Ktorý konkrétny kurz (1. deň mesiaca alebo deň výberu) má zamestnávateľ v praxi záväzne použiť v každom prípade.
• Ako presne riešiť vyúčtovanie viacdňových zahraničných služobných ciest pri prechode viacerých krajín bez jednotného pravidla firmy.
• Presný rozsah účtovných úkonov, ktoré bude vykonávať konkrétny zamestnanec, závisí od interných procesov firmy.

Spomenuté značky a firmy

Národná banka Slovenska, SAP, Daňové centrum

Spomenuté produkty a metódy

Zákon č. 283/2002 Z. z., stravné, cestovný príkaz, vyúčtovanie služobnej cesty, platobný poukaz, účtovná osnova, účty 211,213,261,33, účty 512,513, náhrada za použitie súkromného auta, náhrada za pohonné hmoty, kurz NBS (1. v mesiaci), kurzový lístok, valuty, amortizácia podľa zákona, tlačivo na náhradu pri súkromnom aute

Miesta a osoby

Viedeň, Rakúsko, Slovensko